ในปัจจุบันระบบการสื่อสารจำเป็นกับทุกองค์กร เพราะทุกองค์กรย่อมต้องการขายสินค้าของตัวเอง ไม่ว่าในรูปแบบของบริการหรือสินค้า เพื่อให้องค์กรสามารถติดต่อกับบุคคลภายนอกได้รวดเร็วยิ่งขึ้น การสื่อสารก็มีหลากหลายรูปแบบ ซึ่งรูปแบบที่ผมจะกล่าวถึงเป็นการสื่อสารด้านเสียงผ่านระบบตู้สาขาโทรศัพท์ ซึ่งในปัจจุบันมีหลากหลายยี่ห้อ ทั้งตู้ผลิตในประเทศไทย หรือต่างประเทศ ราคาก็แตกต่างกัน คุณสมบัติก็แตกต่างกันออกไป การเลือกซื้อจึงต้องมีหลายปัจจัยในการเลือก มิเช่นนั้นเราออกซื้อของแพงแต่ใช้ประโยชน์ไม่คุ้มค่าการลงทุน หัวข้อการพิจารณามีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1. คุณสมบัติของระบบตู้สาขาโทรศัพท์ เพื่อให้เหมาะสมกับองค์กร
2. ด้านการบริการ
3. งบประมาณ

1. คุณสมบัติของระบบตู้สาขาโทรศัพท์เพื่อให้เหมาะสมกับองค์กร

สิ่งแรกที่เราต้องรู้คือจำนวนคู่สายนอกที่เราต้องการใช้งาน ว่าเราต้องใช้จำนวนกี่คู่สาย ซึ่งสายนอกมีทั้ง แบบธรรมดา หรือ แบบดิจิตอล หมายถึงสายนอกที่เป็น ISDN ขึ้นอยู่กับความจำเป็นในการใช้งาน

ต่อมาคือ คู่สายภายในมีความจำเป็นต้องใช้ กี่คู่สายภายใน ซึ่งก็มีทั้งแบบ ใช้กับโทรศัพท์ธรรมดา หรือ โทรศัพท์ดิจิตอล หมายถึงเครื่องที่ใช้กับโอเปอเรเตอร์หรือผู้บริหาร เมื่อเราทราบความต้องการการใช้งาน ณ.ปัจจุบัน แน่นอนเราต้องประมาณว่าในอนาคตเรามีการขยายคู่สายนอก และคู่สายภายใน เพิ่มเท่าไหร่ เพราะถ้าเราไม่พิจารณาข้อนี้ เวลาองค์กรเราเติบโตขึ้นตู้สาขาโทรศัพท์ดังกล่าวก็ไม่สามารถใช้งานได้ ทำให้เราต้องเปลี่ยนตู้สาขาโทรศัพท์ใหม่ ซึ่งแน่นอนค่าใช้จ่ายก็ต้องเพิ่มขึ้นเป็นเท่าตัว

สิ่งต่อมาก็คือคุณสมบัติทั่วไปที่ต้องการใช้งาน ตัวอย่างเช่น

1.1  ระบบตอบรับอัตโนมัติ หมายถึง กรณี ที่ลูกค้าโทรเข้ามาที่ระบบตู้สาขาโทรศัพท์ จะมีเสียงบอกว่าให้กดเบอร์ภายใน ที่ต้องการติดต่อ ถ้าผู้โทรเข้าทราบเบอร์ภายในที่ต้องการติดต่อสามารถกดหมายเลขเบอร์ภายในที่ ทราบ ก็จะสามารถติดต่อเบอร์ภายในดังกล่าวได้ทันทีโดยไม่ต้องรอติดต่อโอเปอเรเตอร์ ก่อน ซึ่งระบบตอบรับอัตโนมัติก็มีหลายขนาดให้เลือก เช่น 1 วงจร , 4 วงจร หรือ 16 วงจร หมายถึงสามารถรับสายนอกพร้อมๆกันได้กี่คู่สาย ถ้าระบบตู้สาขาโทรศัพท์ที่เลือก มีระบบตอบรับอัตโนมัติเพียง 1 วงจร หมายถึงกรณีมีสายนอกโทรเข้า 3 สายพร้อมๆกัน เมื่อระบบตอบรับอัตโนมัติรับสายนอกอยู่ 1 สาย ที่เหลืออีก 2 สายต้องรอจนระบบตอบรับอัตโนมัติโอนสายไปยังเบอร์ภายในเรียบร้อย ระบบตอบรับจึงว่างเพื่อรับสายนอกที่เหลือต่อไป ซึ่งถ้าจะใช้ระบบตอบรับอัตโนมัติ ควรต้องเลือกอย่างน้อย 4 วงจรขึ้นไปครับ มิเช่นนั้นอาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจและอาจไม่ซื้อของเราก็ได้เพราะติดต่อได้ ลำบากมาก
1.2  ระบบคิดค่าใช้จ่ายโทรศัพท์ หมาย ถึงระบบที่เก็บบันทึกการใช้งานการโทรออกสายนอกของเบอร์ภายในพร้อมคำนวณค่า ใช้จ่ายให้ด้วย ซึ่งสามารถดูค่าใช้จ่ายและการรายละเอียดการโทรออกของเบอร์ภายในทุกเครื่องใน ระบบตู้สาขาโทรศัพท์ ซึ่งก็มี 2 แบบ คือระบบคิดค่าใช้จ่ายโทรศัพท์ที่ติดตั้งในระบบตู้สาขาโทรศัพท์ กับระบบที่ติดตั้งนอกระบบตู้สาขาโดยใช้คอมพิวเตอร์ หรือ พริ้นเตอร์ ซึ่งก็อยู่ที่ความจำเป็นของแต่ละองค์กรเป็นสำคัญ ว่าต้องการข้อมูลแบบไหน

1.3  ระบบควบคุมการโทรออกสายนอกโดยใช้รหัสส่วนตัว หมายถึง ระบบที่สามารถตั้งรหัสส่วนตัวในการอนุญาติให้โทรออกสายนอกได้ เพราะพนักงานบางคนอาจจำเป็นต้องสามารถโทรออกไปหาเบอร์มือถือ, เบอร์ต่างจังหวัดหรือต่างประเทศได้ แต่เนื่องจากไม่มีห้องส่วนตัว เวลาหลังเลิกงานอาจมีคนมาลักลอบโทรออกได้ เพื่อเป็นการป้องกัน เวลาโทรออกไปต่างจังหวัด, ต่างประเทศ หรือมือถือ จึงค่อยใส่รหัสส่วนตัว รวมทั้งถ้าคนๆนั้นเดินไปยังจุดต่างๆ ที่มีเครื่องโทรศัพท์ และต้องการโทรออกแต่เครื่องโทรศัพท์นั้นห้ามโทรออก สามารถนำเอารหัสของตัวเองไปกดที่เครื่องโทรศัพท์เครื่องดังกล่าว ก็สามารถโทรออกได้ตามสิทธิ์ของตัวเองได้ ทำให้สะดวกในการใช้งาน เป็นต้น

1.4  หรือคุณสมบัติต่างๆ อีกมากมายที่เราต้องการใช้งาน และทำให้การทำงานสะดวกยิ่งขี้นอาจต้องสอบถามจากพนักงานขายอีกครั้งหนึ่ง

2. ด้านการบริการ

เนื่องจากระบบตู้สาขาโทรศัพท์ส่วนใหญ่ ใช้กับบริษัท ซึ่งบริษัททั่วไปก็ต้องมีการขยายและปรับเปลี่ยน ตามเงื่อนไขการเติบโตของธุรกิจ ดังนั้นจึงต้องมีการเพิ่ม, ปรับเปลี่ยน หรือในกรณีที่ระบบมีปัญหาก็ต้องตามช่างมาบริการ เพราะระบบตู้สาขาโทรศัพท์ที่เราใช้ ส่วนใหญ่ต้องใช้ไม่น้อยกว่า 10 ปี ซึ่ง ถ้าการบริการไม่ดี เราต้องเสียเงินจ้างบริษัทอื่นมาบริการแทน และต้องเสียค่าบริการสูงกว่า บางครั้งซื้อระบบตู้สาขาโทรศัพท์ถูก แต่เจอค่าบริการที่แพง โชคดีเราเรียกช่างบริการ ช่างบริการอาจมาช้า ถ้าโชคไม่ดีก็อาจไม่มีช่างบริการมาเลย

ดังนั้นการเลือกซื้อระบบตู้สาขาโทรศัพท์ ต้องเลือกจาก
2.1  บริษัทที่ขายมีที่อยู่เป็นหลักแหล่งหรือไม่ และ ถ้าสามารถไปดูที่ตั้งบริษัทได้ยิ่งดีมาก

2.2  บริษัทที่ขายเปิดมานานหรือยัง มีลูกค้าอ้างอิงที่ผู้บริการเคยไปติดตั้งหรือไม่อย่างไร

2.3  ถ้าได้รับการแนะนำกันมาจากคนที่รู้จักและเชื่อถือได้ก็เป็นเครื่องสร้างความมั่นใจได้ในระดับหนึ่ง

3. งบประมาณ

แน่นอนการซื้อระบบตู้สาขาโทรศัพท์คงต้อง มองงบประมาณเหมือนกันแต่ ถ้าเรากำหนดงบประมาณตึงเกินไปโดยไม่มองวัตถุประสงค์การใช้งาน เราอาจได้ระบบที่ไม่รองรับการใช้งานในอนาคต และเมื่อเรามีความจำเป็นต้องใช้คุณสมบัติดังกล่าว เราอาจต้องเปลี่ยนระบบตู้สาขาโทรัพท์ไปเลย ซึ่งก็จะเสียเงินซ้ำซ้อนรวมทั้งเสียโอกาสในการนำหน้าบริษัทคู่แข่งรายอื่นได้

จาก บทความใน pctelecom.co.th